Organisation personnelle

Le responsable d’une PME ou TPE peut se retrouver seul, submergé par toutes les actions à effectuer dans son entreprise. Seul pour organiser et gérer le quotidien de l’activité, seul pour élaborer les actions nécessaires à la réalisation de son business plan. Pris dans ce tourbillon d’urgences, il doit gérer à la fois, partiellement ou en totalité, les problèmes clients, les problèmes d’approvisionnements, la comptabilité, etc.

Avec des mots simples, cela se traduit par :

  • Débordé de travail,
  • Submergé de mails,
  • Difficultés à tout gérer,
  • Ne sait plus où donner de la tête.

Si aujourd’hui, vous étiez conscient d’un état de fait semblable, vous souhaiteriez certainement vous extraire de cette situation inconfortable. Mais vous le constatez, il est très délicat de s’en sortir seul.

Pour gérer cette situation d’urgence, j’ai mis au point un service dont l’objectif principal est de vous permettre, grâce à une organisation bien établie, de manager efficacement votre activité quels que soient les événements qui surviennent. Pour cela il sera nécessaire de :

  • Identifier les failles dans votre organisation personnelle,
  • Définir les stratégies, méthodes et procédures pour améliorer votre productivité,
  • Optimiser vos flux de travail et déléguer efficacement en toute confiance,
  • Organiser vos priorités (agendas, gestion de tâches, flux de travail)

Pour atteindre ces objectifs, un programme sur mesure, vous est proposé. Il comprend les étapes suivantes :

  • Le diagnostic de votre organisation personnelle,
  • La détection des failles dans votre organisation,
  • La définition de vos priorités (agendas, gestion de tâches, flux de travail) ,
  • L’identification de ce que vous pouvez déléguer en toute confiance,
  • L’élaboration des stratégies, méthodes et procédures pour améliorer votre productivité,
  • Le suivi et accompagnement à la réalisation du plan d’action.

A qui s’adresse ce service ?

Entrepreneur, dirigeant, manager, indépendant, commerciaux, RH.

Voici deux exemples de situations pour lesquelles le chef d’entreprise a suivi ce service concernant l’organisation personnelle. Les noms et les professions ont été modifiés pour respecter la confidentialité de mes clients.

 

Cas n°1

Un chef d’entreprise est à la tête d’une PME en pleine croissance. Il dirige une vingtaine de collaborateurs. Il avait tellement peur de perdre des informations importantes que toute l’activité passait par sa boîte mail. Et dans le souci d’avoir tout sous la main, il ne jetait rien, sauvegardait tout. Il perdait un temps fou à retrouver les données contenus dans ses mails, malgré les moteurs de recherche de sa messagerie.

Lorsque j’ai débuté la mission, il avait plus de 50.000 messages dans sa boîte mail. De plus, il avait l’habitude de s’envoyer lui-même des mails quand il avait de nouvelles idées ou des tâches à faire.  Le programme « organisation personnelle » lui a permis de recouvrer le contrôle de la gestion de sa boite mail et du stockage de ses dossiers informatiques.

Depuis cette intervention et les changements organisationnels dans sa sphère de travail, sa boite mail ne contient en moyenne qu’une trentaine de mails, qu’il traite sans perte de temps. Le stress, causé par la peur de perdre des informations importantes pour son entreprise, a lui aussi disparu.

Cas n°2

Le directeur régional d’un grand groupe avait des difficultés à gérer tous ses dossiers et était régulièrement débordé.

L’audit de l’organisation actuelle de ce dirigeant a révélé que le point faible était l’inefficacité de l’organisation mise en place entre lui et son assistante de direction.

Le programme « organisation personnelle » vis-à-vis de son assistante et de son équipe a permis d’améliorer la réactivité suite aux demandes du directeur, mais aussi la qualité du suivi des dossiers grâce à la mise en place de plus procédures plus fluides dans l’équipe. Les relations de travail au sein de la direction se sont apaisées. Quelques mois plus tard, le directeur a constaté que ses collaborateurs étaient moins absents pour cause de maladie. Suite au succès de cette opération ce cursus sur l’organisation personnelle a été étendu à l’ensemble des services la direction régionale.